Duidelijke communicatie en kostenbesparing dankzij de Modern Workplace voor Stichting Rosengaerde

Versnippering van data en communicatiemiddelen

Stichting Rosengaerde kende een aantal uitdagingen. Een deel van het bedrijf werkte in een Citrix-omgeving, het overige deel met andere tools. Dit zorgde voor een enorme versnippering van data en communicatiemiddelen. Werd intern belangrijke informatie gedeeld? Dan moest de volledige organisatie via minimaal 4 kanalen worden bereikt. Er was dus geen eenduidig communicatiemiddel wat ervoor zorgde dat medewerkers vaak laat of soms helemaal niet werden bereikt. Daarnaast was het voor veel medewerkers lastig om aan de juiste informatie te komen omdat zij geen of beperkte toegang hadden tot de benodigde bedrijfsinformatie. Tijd voor een oplossing, vond ook ICT Specialist Job van Dalen. Job is projectmanager voor diverse ICT-projecten en hij besloot de markt te vragen om mee te denken over een oplossing.

“Score Utica is de enige partner die een proof-of-concept wilde maken voor de werkplek zoals wij die voor ogen hadden.”

Eerst zien, dan geloven

‘De nieuwe digitale werkplek’ is inmiddels geen nieuw concept meer. Hoe maak je dan de keuze voor de juiste oplossing en een passende leverancier als partner? Job zegt: “Score Utica is de enige partner die een proof-of-concept wilde maken voor de werkplek zoals wij die voor ogen hadden.” Een proof-of-concept is, zoals de naam doet vermoeden, een testomgeving die dicht in de buurt komt bij de uiteindelijke online werkplek. Op basis van de wensen van Stichting Rosengaerde en het advies van Score Utica is deze omgeving ingericht. Op deze manier kon de eindgebruiker bij Stichting Rosengaerde ervaren hoe de werkplek werkt en aangeven waar eventueel nog aanpassingen nodig waren.

Belangrijke kostenbesparing

Na een periode van testen en optimaliseren was het tijd voor de lancering van de nieuwe, moderne werkplek op basis van Microsoft 365. Concreet betekende dit dat de Citrix-omgeving, waar een deel van Stichting Rosengaerde mee werkte, werd ingeruild voor deze nieuwe moderne werkplek. Voor de overstap had Job een kostenbesparing berekend van ongeveer 60%. Onder aan de streep blijkt dit zelfs 62% te zijn. “We zijn een zorginstelling, we moeten het doen met zorggeld. Dus elke besparing die we kunnen doorvoeren, is meegenomen”, geeft Job aan.

Veiligheid én gemak

Binnen zorginstellingen wordt bovengemiddeld veel met persoonlijke data gewerkt. Digitale veiligheid is daarom extra belangrijk. Tegelijkertijd moet veiligheid geen belemmering vormen voor de dagelijkse werkzaamheden. Daarin hebben wij met Stichting Rosengaerde een mooie balans gevonden. Een voorbeeld van een techniek die we hebben geïmplementeerd is passwordless werken en het inloggen in de werkplek omgeving met een persoonsgebonden FIDO2 sleutel. Een medewerker hoeft hierdoor geen gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren. Het plaatsen van de FIDO2 sleutel op de NFC reader en een verificatie met een pincode zorgt voor een snelle en veilige inlogactie die bestand is tegen pogingen tot phishing. Daarnaast zijn de applicatie die het ondersteunen via Single Sign-On gekoppeld aan de Microsoft-omgeving waardoor medewerkers automatisch inloggen in de gebruikte applicaties. Dit maakt inloggen op de werkplek niet alleen veilig, maar ook nog eens extra gebruiksvriendelijk.

Niet alleen zakelijk, maar ook leuk

Naast de migratie van de data naar de publieke cloud, het inrichten van veilige IT-processen en de aanpassing van de licentiestructuur van applicaties, is ook de ‘voorkant’ aangepast. Medewerkers van Stichting Rosengaerde krijgen allemaal bij het inloggen toegang tot een centrale startpagina en dashboard. Op dit dashboard heb je met een klik op de knop toegang tot belangrijke applicaties zoals ONS, e-mail en de bekende Microsoft-applicaties. Daarnaast zijn ook de functiegebonden applicaties direct beschikbaar en heb je in datzelfde overzicht direct het laatste nieuws en mededelingen in beeld. “Dat betekent dat alle medewerkers, ook in de wijk, vanaf een webportaal of vanaf hun telefoon met een app, ongeacht waar men is bij deze data en de berichtgeving kan”, zegt Job. Zo ben je niet alleen op de hoogte van de zakelijke nieuwtjes, maar weet je het ook wanneer een bewoner jarig is of wanneer een medewerker een diploma heeft behaald.

Wat is jouw business case?

Bij Stichting Rosengaerde was er een duidelijke business case voor de overstap naar de Modern Workplace. Bekijk ook 5 business cases die relevant kunnen zijn voor jouw bedrijf.

Mensen op een unieke manier meekrijgen

Een nieuwe manier van werken kan spannend zijn, zeker als je dit binnen een grote organisatie moet introduceren. Om dit goed te introduceren, kwam Job met een uniek idee. Verdeeld over meerdere sessies is aan het hele bedrijf een demo gegeven in het theater waar Job licht- en geluidstechnicus is. Medewerkers konden zelf kiezen welk moment het beste uitkwam om de demo bij te wonen door een ticket voor één van de sessies te ‘kopen’. Tijdens deze presentatie werd op een leuke manier in een bijzondere omgeving gedeeld wat je als medewerker van Stichting Rosengaerde kan verwachten van de nieuwe manier van werken. Zo kwam niemand voor verrassingen te staan en werd je als gebruiker van de moderne werkplek direct meegenomen in de voordelen van de nieuwe manier van werken. Als kers op de taart is de lancering feestelijk gevierd met de werknemers door op locatie een 'MicroSoftijs-machine' te plaatsen. Zo werd de lancering niet alleen nuttig, maar ook nog eens heel erg lekker en leuk!

Proof-of-concept of eerst even praten?

Klinkt het verhaal van Stichting Rosengaerde inspirerend en wil jij ook een feestje maken van de overstap naar een moderne werkplek op basis van Microsoft 365? Wij adviseren je graag vrijblijvend over hoe je kunt zorgen voor een werkplek waar jij en jouw collega's écht blij van worden.