Snel digitaliseren – het is nog niet te laat!

De gevolgen van het coronavirus zijn groot. In verschillende sectoren zie je al dat het virus ook processen en diensten stillegt, waardoor bedrijven in gevaarlijk vaarwater terechtkomen. Een groot aantal bedrijven kan de dienstverlening en werkprocessen doorzetten, ook nu de medewerkers thuis zijn. De inzet van de digitale middelen is cruciaal voor de bedrijfscontinuïteit in deze crisis, maar ook voor daarna.

Digitaliseren in de tijd van corona heeft veel voordelen zoals veilig thuiswerken

Voorsprong met de cloud

Voor bedrijven die al eerder de overstap naar de cloud maakten, zijn de gevolgen van de coronacrisis vooralsnog minder groot. Hun data, applicaties en netwerk is al op afstand beschikbaar voor medewerkers. Zij zijn eraan gewend dat ze thuis, onderweg en bij de klant kunnen doorwerken. Werken in tijden van sociale distantie of thuisisolatie is voor hen dus eigenlijk geen probleem. Dat bevestigt ook Sandy Shen, senior onderzoeksdirecteur bij IT-onderzoeks- en -adviesbedrijf Gartner. “Nu traditionele kanalen en operaties worden getroffen door de uitbraak van corona, wordt de waarde van digitale kanalen, producten en operaties meteen duidelijk. Dit is een wake-up call voor organisaties die vooral letten op de dagelijkse business en te weinig investeren in digitaal zakendoen en hun weerbaarheid op lange termijn. ”

Tip: Bedenk wat je kunt automatiseren

Tijdens deze coronacrisis moet je ook rekening houden met personeelstekorten. Voor veel mensen is het bijvoorbeeld een uitdaging om volgens hun contracturen te werken omdat zij voor hun kinderen of hulpbehoevende naasten moeten zorgen. Hoe ga je eventuele gaten opvullen? Wie voort de essentiële taken uit? Kun je digitale technologieën, zoals artificiële intelligentie (AI), inzetten om taken te automatiseren? Dat is bijvoorbeeld mogelijk voor onderzoek en klantenservice.

Snel digitaliseren

Het is nog niet te laat om werk te maken van de digitalisering. Op de korte termijn kun je klanten en medewerkers ondersteunen en de continuïteit waarborgen met de volgende acties – en ondertussen werk maken van een betrouwbare en volledig ingerichte online werkomgeving:

1 – Gebruik betrouwbare digitale samenwerkingstools

Heb je nog niets geregeld om (samen)werken op afstand mogelijk te maken? Inventariseer dan eerst wat je nodig hebt op de korte termijn. Denk bijvoorbeeld aan berichten sturen, vergaderen, bestanden delen en toegang tot je bedrijfstoepassingen, zoals de enterprise resource planning (ERP) en het customer relationship management (CRM). Selecteer vervolgens welke toepassingen je op de korte termijn daarvoor kunt inzetten. Let daarbij op beveiligingscontroles en voldoende netwerkondersteuning.

2 – Creëer één informatiepunt voor medewerkers

Het zijn verwarrende tijden. Zeker als je voor je werk ook uit verschillende hoeken verschillende gegevens aangeleverd krijgt – of juist niets. Daardoor kun je makkelijk slecht geïnformeerde beslissingen nemen en onzekerheid aanwakkeren binnen je bedrijf. Dat maakt een terugkeer naar de normale bedrijfsvoering straks lastiger. Maak het nu én later makkelijk door een helder (en natuurlijk digitaal) informatiepunt in te richten. Dat kan een website, app of hotline zijn. Bundel hier de officiële richtlijnen vanuit de Rijksoverheid en vertel wat dit betekent voor jullie organisatie. Zorg ook dat medewerkers jou hier op de hoogte kunnen stellen van hun gezondheid of hulpvragen kunnen melden.

3 – Houd contacten digitaal warm via online platformen

Momenteel kun je fysiek niet afspreken met klanten en partners, maar je kunt ze wel digitaal blijven ontmoeten en benaderen. Probeer daarom aanwezig én actief te zijn op belangrijke websites, apps en sociale media. Zorg dat je officiële bedrijfsaccounts en -pagina’s hebt op de sociale kanalen en wees daarmee ook actief. Spreek af via videoconferencing en zet in op livestreaming met interactieve tools om klanten en partners betrokken te houden. Bedenk ook welke selfservice tools klanten zelf kunnen gebruiken om online verkopen of dienstverlening mogelijk te maken. Misschien is een aanpassing aan de producten of dienstverlening nodig om ze geschikt te maken voor de digitale verkoop.

Hulp nodig bij sneller digitaliseren?

Score Utica helpt al jaren bedrijven – klein én groot – bij het digitaliseren van bedrijfs- en werkprocessen. We maken een veilige overstap naar de cloud mogelijk en zorgen momenteel dat ruim 137.500 mensen thuis kunnen werken. Neem contact op voor advies en snelle mogelijkheden voor jouw bedrijf:

Contact opnemen