Ga naar https://beheer.kpneen.nl om in te loggen.
Tevens heeft u hier de mogelijkheid een nieuw wachtwoord aan te vragen.
Na het inloggen zijn de volgende tabbladen bovenin beschikbaar:
Binnen algemene instellingen is het mogelijk om bellen naar bepaalde bestemmingen te blokkeren. Deze instellingen worden op hoofdniveau gemaakt en gelden dus voor alle gebruikers. Bellen naar de volgende nummers kan worden geblokkeerd:
Kruis de te blokkeren nummers aan en klik op opslaan om de wijzigingen door te voeren.
Als u na sluitingstijd de binnenkomende gesprekken wil doorschakelen naar de bedrijfsvoicemail of een mobiel nummer, kunt u dit inregelen met de nachtschakeling. Deze schakeling kan handmatig of automatisch volgens een schema plaats vinden. De algemene instellingen voor de nachtschakeling kunnen hier gemaakt worden. De nachtstand kan aan, uit of op automatisch worden gezet. Automatisch betekent dat de nachtschakeling aan en uit schakelt op basis van een tijdschema. In dat geval kan er een bijbehorend tijdschema en vakantieschema worden geselecteerd. Afwijkend van dit schema kan de nachtstand handmatig aan- of uit gezet worden.
Als de nachtschakeling is ingeschakeld, moet er ook worden ingesteld naar welk intern of extern nummer een inkomend gesprek moet worden doorgeschakeld. Dit kan bijvoorbeeld de extensie zijn van de bedrijfsvoicemail (deze extensie is standaard 999). Naast deze algemene instellingen kan bij de instellingen van het keuzemenu, belgroep en medewerker worden aangegeven of het onderdeel wel/niet moet meedraaien in de nachtschakeling.
Schema’s geeft een overzicht van de aangemaakte tijdschema’s en feestdagen- / vakantieschema’s.
De schema’s kunnen hier aangemaakt en verwijderd worden. Het is niet mogelijk een tijdschema te wijzigen of in te zien. Gebruik een duidelijke omschrijving voor een schema. De schema’s kunnen binnen verschillen functies in de telefooncentrale worden gebruikt, zoals bij de nachtschakeling en het keuzemenu.
Voor elk type gebruiker kan een voornaam en achternaam worden ingevoerd, er kan een extern telefoonnummer worden geselecteerd uit de beschikbare vrije telefoonnummers, en er kan een extensie (intern nummer) worden gekozen. Dit is een vrij in te voeren nummer van 2, 3 of 4 cijfers. Gebruikers moeten ten alle tijden een extensie hebben.
Indien u een naam van een gebruikers wijzigt, zult u dit door moeten geven aan Score Utica. In de onderliggende centrale moeten er nog enkele wijzigingen doorgevoerd worden om de wijziging ook daadwerkelijk op de toestellen te zien.
Indien gebruik wordt gemaakt van de KPN EEN Software Outlook Integratie en/of Mijngesprek app zijn er login gegevens beschikbaar voor een gebruiker voor toegang binnen de telefooncentrale. Hiervoor is een gebruikersnaam en wachtwoord nodig. De gebruikersnaam wordt getoond, en het wachtwoord kan worden aangepast via het ‘wijzig’ menu achter de gebruikersnaam. Dit wachtwoord wordt vanuit veiligheidsoverwegingen niet getoond.
Op de menu-items onder Algemeen een aantal specifieke groepen van gebruikersinstellingen getoond: Voicemail, Doorschakelen en Nachtschakeling. Voor de nachtschakeling kan worden aangegeven of deze voor de specifieke gebruiker de bedrijfsinstelling, zoals gemaakt bij de algemene instellingen (0) moet volgen, of dat deze aan of uit gezet moet worden.
De voicemail kan worden aangezet. Hierbij is het verplicht een e-mailadres op te geven waar een ingesproken bericht in wav-formaat naar toe gezonden kan worden. Het is niet mogelijk het voicemail bericht via het toestel af te luisteren. Indien gewenst kan er worden aangegeven dat er een kopie verstuurd moet worden naar een daarbij behorend kopie e-mail adres. Verder kan worden aangegeven in welke gevallen een beller moet worden doorgeschakeld naar de voicemail: direct, bij bezet en/of bij geen gehoor.
Audio bestanden met begroetingen kunnen worden ge-upload. En tevens kan een keuze worden gemaakt om een beller niet de gelegenheid te geven een bericht achter te laten. Na het afspelen van de begroeting kan gekozen worden het gesprek te beëindigen, of om het gesprek door te verbinden.
Een belgroep maakt het mogelijk om de toestellen van meerdere medewerkers te bereiken onder één enkel groepsnummer (intern en/of extern). Bijvoorbeeld de groep Sales, of de groep Service. U bepaalt welke gebruikers in de groep zitten en in welke volgorde hun toestellen gaan rinkelen.
De belgroep heeft een naam voor het overzicht. Net zoals een gebruiker kan er voor een belgroep ook een voornaam en achternaam worden ingevoerd. Deze naam wordt binnen de bedrijfscentrale getoond, zodat gebruikers weten waar een gesprek vandaan komt. Verder kan een extern telefoonnummer worden geselecteerd uit de beschikbare vrije telefoonnummers, en er kan een extensie (intern nummer) worden gekozen. Dit is een vrij in te voeren nummer van 2, 3 of 4 cijfers. Het is aan te bevelen om een belgroep altijd een extensie te geven. Om bruikbaar te zijn moet een belgroep tenminste een telefoonnummer of extensie hebben.
Binnen de belgroep kan een gespreksverdeling of policy worden gekozen. Dit is het patroon waarmee de beschikbare gebruikers binnen de belgroep worden opgeroepen. Bij een aantal patronen is de volgorde van de gebruikers in de leden lijst van belang.
Ook is van belang om in te stellen of er na een aantal keer overgaan een nieuw lid moet worden opgeroepen als de oproep niet wordt beantwoord.
De volgende patronen zijn beschikbaar:
Binnen het menu-item ‘geavanceerd’ worden extra services van de belgroep getoond. Hier is het mogelijk om een doorschakelen na wachttijd te maken. Het advies is om dit altijd te configureren, omdat anders een gesprek onbeantwoord kan blijven. Ook is bij de hoofd belgroep een nachtschakeling aanwezig. Voor de nachtschakeling kan worden aangegeven of deze voor de groep de bedrijfsinstelling (zoals gemaakt bij de algemene instellingen) moet volgen, of dat deze aan of uit gezet moet worden.
Als de gebruikers zijn geconfigureerd kunnen deze geselecteerd worden binnen een belgroep. Door wijzig te kiezen binnen de lijst met leden kunnen leden van de belgroep worden toegevoegd, verwijderd en kan de volgorde binnen de groep worden gewijzigd. Bij het toevoegen van leden worden automatisch alle gebruikers (met nummer interne en/of extern) getoond, zodat deze eenvoudig kunnen worden geselecteerd.
Het keuzemenu geeft de mogelijkheid om een meldtekst af te spelen en een aantal toetsen te programmeren met een doorschakeling. De beller krijgt zo de mogelijkheid een keuze te maken, waarna deze doorverbonden wordt naar zijn gemaakte keuze.
In het keuzemenu kan een naam worden ingevoerd. Deze naam wordt binnen de bedrijfscentrale getoond, zodat gebruikers weten waar een gesprek vandaan komt. Net zoals een gebruiker kan er voor een keuzemenu een voornaam en achternaam worden ingevoerd, een extern telefoonnummer worden geselecteerd uit de beschikbare vrije telefoonnummers, en er kan een extensie (intern nummer) worden gekozen. Dit is een vrij in te voeren nummer van 2, 3 of 4 cijfers. Om bruikbaar te zijn moet een keuzemenu tenminste een telefoonnummer of extensie hebben.
Er kan een apart keuzemenu onder werktijd en na werktijd worden ingericht. Er wordt een tijdschema gekoppeld aan het keuzemenu onder werktijd. Buiten de tijden die in dit schema zijn bepaald wordt het keuzemenu na werktijd gebruikt, met het daarbij behorende bericht. Als het gewenst is slechts één keuzemenu aan te bieden welke altijd geldig is, kan het tijdschema ‘Elke dag, de hele dag’ worden geselecteerd. Het is ook mogelijk om na werktijd geen apart keuzemenu te presenteren, maar direct door te schakelen naar een belgroep, gebruiker, bedrijfsvoicemail of ander extern telefoonnummer (bijvoorbeeld mobiel nummer). Hiervoor kan de nachtschakeling worden ingezet.
Bij het inrichten van een keuzemenu moeten er twee dingen gebeuren. Allereerst moet er een begroeting worden ge-upload, waarin de verschillende keuzes worden gepresenteerd aan de beller. Vervolgens moeten deze keuzes ook worden geconfigureerd binnen het keuzemenu.
Vervolgens kan per keuze worden ingesteld wat er moet gebeuren. Er kan worden gekozen voor doorschakelen met melding of doorschakelen zonder melding. Als doorschakelen met melding wordt gekozen hoort de beller na het maken van de keuze eerst het bericht: ‘u wordt nu doorgeschakeld’. Bij doorschakelen moet er een bestemming worden geselecteerd. Er wordt een lijst gepresenteerd met alle belgroepen en alle gebruikers die aanwezig zijn binnen de telefooncentrale (en tenminste een internof extern nummer hebben). Ook is het mogelijk een extern nummer in te voeren.
Het advies is om de optie Doorschakelen naar receptie altijd te configureren. Dit is de optie die wordt gebruikt als de beller geen keuze maakt in het menu. U hoeft deze keuze uiteraard niet op te nemen in het bericht.
Indien gewenst kan bij nachtschakeling worden aangegeven dat een beller bij inschakelen van de nachtstand moet worden doorgeschakeld naar een andere bestemming, zoals een belgroep, gebruiker, bedrijfsvoicemail (extensie 999) of ander extern telefoonnummer (bijvoorbeeld mobiel nummer). Dit kan automatisch op basis van een tijdschema worden ingesteld via de instelling volg bedrijfsinstelling of handmatig door aan en uit te schakelen. Bij volg bedrijfsinstelling is het van belang dat de nachtschakeling bij algemene instellingen (zie 0) correct op basis van tijdschema is geconfigureerd.
Het klikken op Instellen op de pagina “Mobiel” leidt naar een volgend scherm waarin het mogelijk is om Business Voicemail aan te vragen. Vul de gevraagde gegevens in. Onderstaande veranderingen treden op wanneer je één van de genoemde radio buttons (“type voicemail”) selecteert.
U kunt vervolgens Business Voicemail aanvragen door de gevraagde bedrijfs- en persoonsgegevens in te vullen bij de nummers waarvoor u Business Voicemail wilt aanvragen. Vervolgens klikt u op Aanvragen waardoor de aanvraag wordt opgeslagen. U ziet vervolgens de status van de aanvraag rechts van het nummer.
Let op: Business Voicemail kan niet geactiveerd worden bij data only abonnementen.
Het is nu mogelijk voor een nieuw nummer de Business Voicemail aan te vragen. Vul hiervoor de gevraagde gegevens in. De ingevoerde tekst behorend bij de eerste aanvraag blijft staan wat het makkelijk maakt om een nieuwe aanvraag te doen. Mocht voor één van de nummers waarvoor Business Voicemail is aangevraagd een wijziging plaatsvinden, klik dan op de button “Wijzig”. De invoervelden worden weer beschikbaar. Hierna kunt u voor alle ingevulde (nieuwe en gewijzigde aanvragen), opnieuw de Business Voicemails aanvragen. Als de gegevens doorgestuurd zijn naar de studio van Business Voicemail, dan wijzigt de status naar “Aanvraag ingediend”. En als de voicemail klaar is, wijzigt de status naar “Voicemail is klaar” .
Let op: Het kan tot 30 dagen duren voor de Business Voicemail actief is.