FAQ – Veel gestelde vragen over de verwerkersovereenkomst van Score Utica

Wij krijgen regelmatig vragen van onze klanten over de verwerkersovereenkomst die wij aanbieden. Om u van dienst te zijn hebben wij dit document opgesteld, waarin een aantal veel gestelde vragen aan bod komen.

Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (de AVG) die op 25 mei 2018 van toepassing wordt, zijn wij verplicht een verwerkersovereenkomst te sluiten met onze klanten aan wie wij onder andere clouddiensten verlenen. Deze wettelijke verplichting om een verwerkersovereenkomst te sluiten geldt niet alleen voor ons, maar ook voor onze klanten.

Een verwerkersovereenkomst is een overeenkomst tussen partijen die de verwerking van persoonsgegevens en de voorwaarden waaronder deze verwerking plaatsvindt, vastlegt. In deze overeenkomst worden alle afspraken vastgelegd die betrekking hebben op persoonsgegevens. Deze overeenkomst moet worden gesloten tussen een “verwerkingsverantwoordelijke” en een “verwerker”, zoals bijvoorbeeld een clouddienstverlener (zoals Score Utica), een salarisadministratiekantoor of een hostingpartij.

De verwerkingsverantwoordelijke is de partij die bepaalt om welke redenen de verwerking plaatsvindt. Dit is ook de partij die besluit om Score Utica, als clouddienstverlener, in te schakelen.

Een verwerker is de partij die enkel ten behoeve van een andere onderneming (de verwerkingsverantwoordelijke) persoonsgegevens verwerkt. De verwerker heeft geen zeggenschap over de doelen van de verwerking, noch over de middelen voor de verwerking. Met dit laatste wordt bijvoorbeeld bedoeld het type persoonsgegevens. In dit geval is Score Utica de verwerker.

In een verwerkersovereenkomst wordt de verwerking door een verwerker geregeld. Hierin moet staan vermeld wat het onderwerp en de duur, de aard en het doel van de verwerking zijn, alsook het soort persoonsgegevens, de categorieën van betrokkenen (de personen wiens persoonsgegevens worden verwerkt) en de rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke.

De overeenkomst moet ook bepaalde regelingen bevatten over de schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke, het eventueel doorgeven van de gegevens naar partijen buiten de Europese Unie, geheimhouding, beveiliging, het inschakelen van sub-verwerkers, het verlenen van bijstand voor verzoeken van betrokkenen en audits.

Wij bieden u als service een verwerkersovereenkomst die wij hebben laten opstellen door een gespecialiseerd advocatenkantoor. Op deze wijze kunt u er zeker van zijn dat de verwerkersovereenkomst aan alle vereisten van de AVG voldoet.

Wij krijgen helaas veel verwerkersovereenkomsten van klanten toegezonden die niet blijken te voldoen aan de AVG. Om onze klanten niet onnodig te belasten met een juridische discussie over de inhoud van verwerkersovereenkomsten en te voorkomen dat er documenten worden getekend die juridisch niet dekkend zijn, vragen wij onze klanten onze verwerkersovereenkomst te ondertekenen.

Op grond van de AVG kan aan zowel aan de verwerkingsverantwoordelijke als aan de verwerker een boete worden opgelegd als er geen verwerkersovereenkomst is gesloten. Het is daarom van belang om een verwerkersovereenkomst te sluiten, om de AVG na te leven.
Wij hopen u voldoende informatie te hebben verstrekt. Heeft u toch nog vragen, neem dan gerust contact met ons op.