Bedrijven die nog volledig op laptops/PC’s werken waar de data lokaal wordt opgeslagen, dat gebeurt niet vaak meer. Wat nog wel veel voorkomt is het gebruik van RDS-omgevingen. Het grote nadeel? Niet elke applicatie werkt, wat tot onhandige omwegen leidt. Zo wordt een tool als Microsoft Teams buiten de RDS-omgeving geïnstalleerd en worden gedeelde bestanden alsnog lokaal opgeslagen. Dat past niet meer in wat we in 2022 van de werkplek vragen. Bereikbaarheid richting collega’s en klanten is namelijk de standaard. Een online werkplek met een goede cloudoplossing faciliteert dit. Zo werk je binnen één omgeving aan projecten, met dezelfde up-to-date documenten en bel je zowel collega’s als klanten via bijvoorbeeld Microsoft Teams. Ook het verplaatsen van de telefooncentrale naar Microsoft Teams is tegenwoordig een goede optie om écht alle communicatie binnen één platform te kunnen realiseren. Het gevolg? Optimale bereikbaarheid als standaard en dus blijere klanten en collega’s.
Wat mooi aansluit bij bereikbaarheid, is samenwerking. Waar je niet blij van wordt? Handmatig versiebeheer van documenten, traag inloggen op de werkplek en gebrek aan overzicht binnen projecten. Herken je dit? Dan is er werk aan de winkel om ervoor te zorgen dat je wél blij wordt van IT. De digitale werkplek op basis van de public cloud zorgt ervoor dat iedereen binnen de organisatie samenwerkt vanaf één centrale plek en dat er duidelijkheid ontstaat over hoe er efficiënt kan worden samengewerkt. Op die manier kun je real-time samenwerken, tegelijkertijd in hetzelfde document werken, gezamenlijk een project beheren en op die manier sneller het resultaat behalen waar je naar op zoek bent. Oftewel: het is tijd om afscheid te nemen van het continu beheren van lastige IT-processen en het goede nieuws is dat het kan en misschien ook wel moet in het komende jaar!
Een klein bestand delen via mail, een groter bestand via een online filesharingservice en intern samenwerken via gedeelde documenten zonder overzicht wat nu de meest recente versie is. Dat is hoe het ging en hoe veel bedrijven nu nog met elkaar en extern samenwerken. Hoewel het goed kan gaan, levert het ook de nodige frustratie en het gebrek aan overzicht op. Oftewel, precies het tegenovergestelde van wat je met IT wil bereiken, namelijk: gemak en efficiëntie. Hoe los je dit op? Vrijwel elke public cloud-oplossing faciliteert extern delen en samenwerken vanuit de werkomgeving waar je al in werkt. Op die manier hoef je geen gebruik meer te maken van allerlei externe tools om toch die belangrijke documenten te kunnen delen met partners, klanten en collega’s. Zelfs samenwerken in documenten is mogelijk, zolang je maar aangeeft wie daar welke rechten voor krijgt. Uiteraard is dat laatste deel extra belangrijk om de veiligheid van de digitale werkplek te kunnen waarborgen, wat ons bij het volgende punt brengt: veiligheid.
Digitale veiligheid is belangrijk en de actualiteit bevestigt dit meer dan ooit. Als bedrijf heb je de verantwoordelijkheid om goed na te denken over hoe je omgaat met data en wat je eraan doet om dit te beschermen. Zo worden verzekeringen steeds strenger. Ben je slachtoffer van een aanval maar blijkt dat er onvoldoende maatregelen zijn getroffen om het verlies van (gevoelige) data te voorkomen? Dan is de kans steeds groter dat dit niet wordt vergoed. Veilige data is dus een vereiste, maar hoe zorg je ervoor dat je veilig kunt werken zonder belemmeringen en zonder zorgen? Een voorbeeld: stel dat iedereen binnen de organisatie werkt in de Microsoft 365-omgeving, dan werkt iedereen op dezelfde plek met alle gemakken tot gevolg én werk je in dezelfde beveiligde omgeving. Typische veiligheidsmaatregelen die niet belemmerend werken, zijn bijvoorbeeld dat je nadenkt over wie toegang krijgt tot welke gegevens en mappen, de inzet van multifactorauthenticatie en Safe links/koppelingen. Deze laagdrempelige maatregelen verhogen de veiligheid in een handomdraai zonder dat dit ten koste gaat van het werkplezier.
De implementatie van nieuwe tools, applicaties of nieuwe techniek in het algemeen valt of staat met goede adoptie. Verander je van de ene op de andere dag de manier van werken? Dan is de kans groot dat het draagvlak binnen de organisatie er (nog) niet is en dat dit voor ontevredenheid zorgt. Hoe doe je dit wel goed? Zorg ervoor dat al vóór een nieuwe werkwijze wordt geïmplementeerd key users van elke afdeling meedenken over hoe dit echt voor de medewerkers kan werken. De behoeftes van de HR-afdeling zijn bijvoorbeeld heel anders dan die van projectmanagers of collega’s die in een magazijn werken. Voor elke medewerker is een oplossing en in het ideale geval personalisatie mogelijk, wat de implementatie enorm ten goede zal komen.
Ervoor zorgen dat klanten en collega's blij worden van IT zorgt ervoor dat je zelf tijd overhoudt om te doen wat echt voor meerwaarde zorgt. Heb je na het lezen van deze 5 voorbeelden het idee dat er nog werk aan de winkel is? Wij geloven, gezien alle ontwikkelingen, dat dit jaar hét jaar is om belangrijke keuzes te maken omtrent IT. Sterker nog: wil je beschermd zijn tegen digitale dreigingen en een prettige werkplek bieden die overal en altijd te bereiken is? Dan is 2022 het jaar om de overstap te maken. Ontdek in ons nieuwe whitepaper waarom dit ook voor jou geldt!