7 tips & tricks voor Microsoft Teams

In Microsoft Teams kun je heel makkelijk een videomeeting plannen. Daarvoor ga je naar je agenda in Microsoft Teams:

• • • • • • Klik op het Agenda-icoontje in het menu aan de linkerkant. In de agenda klik je op de gewenste dag en het gewenste tijdstip.
      • Vervolgens verschijnt een pop-up voor het aanmaken van de nieuwe vergadering. Hier kun je een titel en deelnemers (collega’s en/of externen) toevoegen, het tijdstip eventueel aanpassen (rechtsboven vind je de Planningsassistent om te kijken of iedereen kan) en eventueel een herhaling aangeven (zo hoef je een standaard wekelijks overleg maar één keer in te plannen). In het invulveld kun je nog extra gegevens toevoegen.
      • Je kunt ook een Kanaal selecteren. Het voordeel hiervan is dat alle collega’s die lid zijn van dit Kanaal automatisch in Outlook een uitnodiging krijgen voor de meeting. Als je vanuit deze meeting de notulen opstart, worden deze automatisch opgeslagen in het Kanaal.

Direct vergaderen?

Wil je geen afspraak inplannen, maar meteen een videogesprek starten?

• • Ga naar de agenda binnen Microsoft Teams en klik op het camera-icoontje rechtsboven.
  • Het deelnamescherm opent. Hier kun je eventueel de naam van de vergadering aanpassen of direct klikken op ‘Nu deelnemen’.
  • De videomeeting opent. Daarna kun je in de rechterkolom collega’s of externen uitnodigen voor de meeting door hun naam of e-mailadres in te voeren. Zij krijgen de link naar de videomeeting direct doorgestuurd.
    
    

Bijhouden wat er allemaal gezegd wordt? Notuleren is een eitje in Teams:

• Tijdens de videomeeting klik je op de 3 puntjes in de navigatiebalk onderaan.
• Kies uit het keuzemenu de optie ‘Notulen weergeven’.
• Aan de rechterkant verschijnt een venster waarin je notities kunt bijhouden.
• Is de vergadering gestart vanuit een Team of Kanaal? Dan worden deze notulen automatisch opgeslagen bij de gedeelde bestanden binnen het Team of Kanaal.

Tip 5: Bestanden delen

De out-of-officebericht uit Outlook kent ook een doorvertaling in Teams. Met het statusbericht laat jij collega’s weten of en wanneer jij bereikbaar bent. Zo werkt het:

• Klik op jouw profiel(foto) rechtsboven in Teams.
• Selecteer de optie ‘Statusbericht instellen’ uit het keuzemenu.
• In de pop-up kun je een statusbericht typen van maximaal 280 tekens. Geef hierin bijvoorbeeld aan op welke dagen of tijdens welke uren je werkt. Je kunt hier ook aangeven dat je een paar uur niet gestoord wilt worden.
• Klik eventueel de optie aan dat collega’s een melding krijgen van jouw statusbericht wanneer zij jou een berichtje sturen of met een @ vermelden in een chat in een Team of Kanaal.
• Ook kun je aangeven hoe lang jouw status moet blijven staan. Bijvoorbeeld een uur, week of altijd.